校各单位：
为夯实学校档案事业发展基础，及时、完整、规范地保管学校档案信息资源，更好地服务学校建设与发展，请认真做好2024年度各门类文件材料的收集整理与归档移交工作。现将有关要求通知如下：
一、归档范围
根据《南昌工程学院文件材料归档办法》和《南昌工程学院文件材料归档范围和保管期限表》，各单位2024年度在教学、科研、管理等工作和其他活动中形成（或积累）的具有保存价值的历史记录，包括文字、图表、声像、实物等不同形式、载体的材料，做到应归尽归。
二、归档要求
（一）各部门、各学院（部）应对归档工作给予高度重视，认真做好本学院（部）、本部门档案资料的收集、整理和归档工作。保证归档文件材料收集完整、齐全。特别要注重各类重大活动及会议的图片、影像资料的收集和归档。
（二）凡各部门、各学院（部）产生的文件材料涉及多个部门的，由主办部门负责归档，相关部门协助提供相关材料。
（三）归档的纸质文件材料必须是原件，复印件原则上不归档。请示类文件如已答复，须提供相关批复材料，上级来文需要办理并上报相关材料的，要求将上报的相关材料附上。各单位报表、名册、图册、汇编等已装订的材料，以册（本）为单位移交。
（四）照片、录音等电子材料须附有文字说明，内容包括事由（事件）、时间、地点、人物、拍摄者。
（五）实物档案须标明实物名称、获得时间和颁发（赠）单位或来源。
三、档案移交
（一）各单位兼职档案员要认真对待归档移交工作，将本单位文件材料收集齐全，并按照《南昌工程学院文件材料归档办法》进行规范整理和编目。目录数据应通过档案管理系统进行录入或导入。
（二）各单位要高度重视归档移交工作，要围绕归档率和归档质量，认真做好材料初审，认真开展归档自查。档案馆将开展归档核查专项工作，针对久未归档的情况或单位进行现场走访，发放工作联络单。
（三）实体档案移交前，请将归档文件清单（或移交清单）送档案馆进行复审。复审合格后再预约移交具体时间，并办理移交手续。
（四）请党群、行政部门于4月30日前，业务单位、教学单位于5月15日前，科研机构于5月31日前将归档文件材料移交至档案馆。历史材料可补充归档，重要材料可随办随归。
联 系 人：周静怡
办公地点：综合服务楼A206
联系电话：88122797
电子邮箱：dag@nit.edu.cn
南昌工程学院档案馆
2025年3月18日
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