归档文件整理方法：以“件”为单位。归档文件是指我校党群、行政等各归档部门在其职能活动中形成的、办理完毕的、应作为文书档案保存的各种纸质文件材料。该方法既简化了整理程序，又方便利用，适用于2007年（含2007年）以后党群、行政、外事类档案，还有教学档案、科技档案、财务会计档案、出版档案、声像档案的红头文件。
（1）文件材料形成部门要重视平时积累，务必做到严格登记、及时收集、严格检查、妥善管理。
（2）整理时以“件”为单位。文件正本与定稿、正文与附件、原件与复制件、转发文与被转发文、来文与复文、请示与批复、报告与批示、报表、名册、图册等均为一“件”。
（3）文件修整。修裱破损文件；复制字迹模糊或易退变的文件；超大纸张应折叠（折叠处应尽量位于文字或图表字迹之外、尽量减少折叠字数）；幅面过小不便装订的应另用大纸粘贴加边；去除易锈蚀的金属物。
（4）文件装订。装订时，正本在前，定稿在后；正文在前，附件在后；原件在前，复制件在后；转发文在前，被转发文在后；复文在前，来文在后；汉语文本在前，少数民族文本在后；中文文本在前，外文文本在后。装订时，将文件各页左边、上端对齐，在左上角的位置用线缝制；过厚的可采取三点一线左边装订或用不锈钢钉装订。
（5）分类。分类时先区别年度，文件年度应以文件签发年度为准；跨年度形成的文件统一在办结年度归档；几份文件组合为一件时，以排在前面的文件的日期为准。在年度下再按问题分类，分为党群、行政和外事三个类别。
（6）盖归档章。归档章一般应盖在首页上端无文字处，不得遮盖文件内容，影响识读。
（7）编制归档文件目录。具体项目有件号、责任者、文号、题名、文件形成日期、总页数、备注。
（8）填写盒内备考表。填写盒内文件情况说明，包括文件是否齐全完整、有无字迹模糊和缺损现象，档案装盒后是否有材料修改、补充、移出、销毁等情况。盒内备考表还应有档案整理人及检查人（部门领导人）的签名。
（9）档案装盒。由档案管理部门人员按照件号顺序依次将文件装入档案盒内，并打印归档文件目录及盒脊。
位置：