政策法规

南工办发[2008]2号

1．党群类
DQ11 党务综合
序号 类目名称 保管期限
1 上级党组织关于党的建设的文件材料
(1)针对本校党的建设的文件材料 永久
(2)一般性需贯彻执行的文件材料 10年
2 本校党代会文件材料
(1)请示、批复、通知；工作报告、决议、总结、纪要；发言稿、领导人讲话稿；讨论通过的文件；选举结果和上级批复的文件材料；大会主席团、秘书长和代表、列席代表名单；会议相关照片、录音、录像；候选人有关材料 永久
(2)提案及办理情况；会议简报、小组会议记录；重要的贺信、贺电；筹备工作、选举办法等材料 30年
(3)讨论未通过的文件；工作人员名单；工作证；代表（列席代表）证及选票式样 10年
3 本校党委会、党委扩大会、书记院长碰头会、党政联席会、总支书记会、党委中心组会议记录、纪要、决议及会议讨论的文件 永久
4 党委工作年度计划、总结（包括经验总结）、报告（包括调查报告） 永久
5 党委发布的决定、办法、指示、批转、通报和通知 永久
6 以党委名义召开的专题工作会议材料 （在承办部门立卷）
(1)请示、批复、通知、名单、报告、领导人讲话稿、决议、决定、纪要、总结 永久
(2)典型材料、代表发言材料、交流材料（含论文） 30年
(3)议程、简报、讨论未通过的文件 10年
7 上级党委机关领导来校检查、巡视学校工作形成的文件材料
(1)重要的 永久
(2)一般的 30年
(3)本校的汇报材料 30年
8 党委负责同志在校内的重要讲话和参加上级召开会议的发言稿 30年
9 党委工作简报、动态 30年
10 全校性党务工作专项检查的通报、总结、调研、汇报材料 30年
11 党委大事记 永久
12 本校党务工作方面重要的职能活动的总结、学校党委重要调研、检查、巡视学校工作形成的文件材料 永久
13 本校党务工作方面一般的职能活动的总结、一般问题的调研材料 10年
14 党群系统启用印章的文件和印模 永久
15 党群系统统计材料
(1)年度统计报表 永久
(2)年度以下统计报表 10年
16 校党委关于重要问题的请示和上级机关的批复、批示 永久
17 校党委关于一般业务工作的请示和上级机关的批复、批示 30年
18 校党委与同级单位、下级部门的来函与本校的复函、批复等文件材料
(1)重要业务问题 永久
(2)一般业务问题 30年
19 校党委各部门、各支部、各党总支报党委的工作计划、总结、报告、请示及批复 30年
20 党委保密工作和秘书工作的有关材料 30年
21 重要的来信来访及处理材料
(1)有领导指示和处理结果的 永久
(2)其他有处理结果的 30年
22 分党委、总支、直属支部工作计划、总结、会议记录、经验介绍、调查材料等 30年
23 分党委、总支、直属支部建党工作及有关材料 30年
24 分党委、总支、直属支部人员奖励及有关材料 30年
DQ12 纪检
序号 类目名称 保管期限
1 上级纪委关于纪检工作的文件
(1)针对本校纪检工作的指示、决定、通知等重要工作文件材料 永久
(2)一般性需贯彻执行的文件材料 10年
2 本校制定的纪委工作规章制度 永久
3 本校纪委工作计划、总结；重要的决定、年度以上统计数据、调查材料 永久
4 学校纪委会议记录 永久
5 党员处分、复查材料 永久
6 群众来信来访及处理意见
(1)重要的 30年
(2)一般的 10年
DQ13 组织
序号 类目名称 保管期限
1 上级关于组织工作的指示、决定、通知、简报
(1)针对本校组织工作的指示、决定、通知、规定等重要文件材料 永久
(2)一般性需要贯彻执行的文件材料 10年
2 本校组织工作年度计划、总结；重要的决定、报告、调查材料 永久
3 本校组织机构设置、变动的报告及决定、批复、通知 永久
4 本校党内情况统计报表
(1)年度统计报表 永久
(2)年度以下统计报表 10年
5 本校科级以上干部任免、调动的决定、批复、通知等 永久
6 副处级以上干部名册 永久
7 民主生活会和各级党委、总支、支部建立、改选通知和审批材料 30年
8 各总支、支部委员名册 永久
9 党员名册 永久
10 发展新党员、预备党员转正或取消资格，党员退党的文件材料 永久
11 本校制定的组织工作管理制度 永久
12 党费收缴、支出情况和收款收据 10年
DQ14 宣传教育
序号 类目名称 保管期限
1 上级关于宣传工作的文件
(1)针对本校宣传工作的指示、决定、通知等重要文件材料 永久
(2)一般性需要贯彻执行的文件材料 10年
2 本校宣传工作年度计划、总结；重要的决定、报告、通知 永久
3 教职工政治思想工作动态及调查材料 30年
4 全校性政治理论学习的决定、通知、计划、总结 30年
5 反映本院重大活动的剪报、图表、照片 永久
6 学校开展重大活动的通知、照片 30年
7 上级关于学生思想政治工作的文件
(1)针对本校的文件材料 永久
(2)一般性需要贯彻执行的文件材料 10年
8 本校制定的关于学生思想政治工作的决定、通知、条例 永久
9 学生思想政治工作典型调查材料和统计 30年
10 各类统计数据
(1)年度以上统计数据 永久
(2)年度以下统计数据 10年
11 关于学生政治工作队伍的选拔、管理文件 30年
DQ15 统战
序号 类目名称 保管期限
1 上级关于统战工作的文件
(1)针对本校统战工作的文件材料 永久
(2)一般性需要贯彻执行的文件材料 10年
2 本校制定的统战工作计划、总结；重要的决定、报告、通告 永久
3 统战工作情况调查、典型材料、统计报表 永久
4 本校内的各级人大代表、政协委员名单（册）及审批材料 永久
5 台、港、澳和侨务工作材料 30年
6 校内各民主党派成立、换届选举和负责人名册及有关材料 永久
7 统战工作重要会议记录、大事记 永久
DQ16 工会
序号 类目名称 保管期限
1 上级关于工会工作的文件
(1)针对本校的文件材料 永久
(2)一般性需要贯彻执行的文件材料 10年
2 工会工作年度计划、总结；重要报告、决定、通知；统计报表 永久
3 本校工会会员代表大会、妇女工作代表大会文件材料
(1)请示、批复、通知；工作报告、决议、总结、纪要；发言稿、领导人讲话稿；讨论通过的文件；选举结果和上级批复；大会主席团、秘书长和代表、列席代表名单；照片、录音、录像等材料 永久
(2)会议简报、会议记录；重要的贺信、贺电；议程、筹备工作、选举办法等有关材料 30年
(3)讨论未通过的文件；工作人员名单；工作证；代表（列席代表）证及选票式样 10年
4 处分会员的有关材料 永久
5 基层工会干部名册、会员名册 30年
6 妇女工作材料 30年
7 本校全民健身、群众体育活动材料、照片 30年
DQ17 团委
序号 类目名称 保管期限
1 上级关于团的工作文件
(1)针对本校的文件材料 永久
(2)一般性需要贯彻执行的文件材料 10年
2 本校团代会、学代会文件材料
(1）请示、批复、通知；工作报告、决议、总结、纪要；大会发言、领导人讲话稿;讨论通过的文件；选举结果和上级批复；大会主席团、秘书长和代表、列席代表名单；照片、录音、录像等材料 永久
(2)会议简报、会议记录；重要的贺信、贺电；筹备工作、选举办法等相关材料 30年
(3)讨论未通过的文件；工作人员名单；工作证；代表（列席代表）证及选票式样 10年
3 团委年度工作计划、总结 永久
团委工作典型调查材料、规章制度 长期
4 表彰和奖励先进团支部、优秀团员的材料 永久
5 处分团员的材料及复查材料
(1)警告以上（不含警告） 永久
(2)警告以下（含警告） 30年
6 团干名册、团员名册 永久
7 校级以上学生各类获奖和奖学金获得者的相关材料 永久
8 团委牵头进行的重大活动的相关材料 30年
9 学会活动、社团活动、勤工俭学、社会实践、助学金、助学贷款等有存档价值的相关材料 30年
10 团总支、支委成立、改选等有关文件 永久
11 学生会文件、材料 30年
2．行政类
XZ11 行政综合
序号 类目名称 保管期限
1 上级关于高校行政管理的文件
针对本校各项业务管理工作的文件材料 永久
一般性需贯彻执行的文件材料 10年
2 全校性的规章制度、规定、程序 永久
3 学校年度工作计划、要点、总结，中长期规划、纲要 永久
4 校长办公会、院行政工作会会议记录、纪要 永久
5 院务委员会委员名单、会议记录、纪要 永久
6 全校性的工作会议、座谈会文件 30年
7 校领导在会上的重要讲话和参加校外会议发言稿 永久
8 学校教育事业规划、计划及上级批复 永久
9 学校评估材料（专项工作评估在相应类别立卷） 永久
10 本校教职工代表大会文件材料
(1)请示、批复、通知；工作报告、决议、总结、纪要；发言稿、领导人讲话稿；讨论通过的文件；选举结果和上级批复；大会主席团、秘书长和代表、列席代表名单；照片、录音、录像；候选人关于材料 永久
(2)提案及办理情况；议程、会议简报、小组会议记录；重要的贺信、贺电；筹备工作、选举办法等关于材料 30年
(3)讨论未通过的文件；工作人员名单；工作证；代表（列席代表）证及选票式样 10年
11 上级行政机关领导来校检查、巡视学校工作形成的文件材料 　
(1)重要的 永久
(2)一般的 30年
(3)本校的汇报材料 30年
12 学校各部门的请示及学院的批复（分类立卷） 30年
13 全校性行政工作专项检查的通报、总结、汇报材料 30年
14 学院基层年报表及综合统计报表 永久
15 启用印章的文件及印模 永久
16 本校历史沿革、情况介绍 永久
17 本校校史、年鉴、组织沿革、大事记 永久
18 本校有关重要问题的请示和上级机关的批复、指示 永久
19 本校关于一般业务工作的请示、上级机关的批复 30年
20 本校与同级单位、下级部门的来函与本校的复函、批复等文件材料
(1)重要业务问题 永久
(2)一般业务问题 30年
21 以学校名义召开的专题工作会议材料（承办部门立卷归档）
(1)请示、批复、通知、名单、报告、领导人讲话稿、决议、决定、纪要、总结 永久
(2)典型材料、代表发言材料、交流材料（含论文） 30年
(3)议程、简报、讨论未通过的文件 10年
22 反映全校性工作情况的简报、情况反映、信息、动态 30年
23 本校行政工作专项检查的通报、总结、调研材料 30年
24 校庆工作材料
(1)庆典大会上的讲话、发言稿、杰出校友材料 永久
(2)上级领导人的贺辞、贺信、题词 永久
(3)校庆工作机构、庆典议程、活动指南、兄弟单位的贺信等材料 10年
25 本院与有关单位签订的综合性合同、协议书等文件材料 永久
26 本校各处级机构的行政工作计划、总结、会议记录、经验介绍、调查材料等 30年
27 本校各处级单位年报表重要资料 30年
28 本校各种非常设机构设置的通知 10年
29 重要的来信来访文件材料
(1)有领导重要指示和处理结果的 永久
(2)其他有处理结果的 30年
30 接待工作的计划、方案
(1)接待省级以上(含省级)领导 永久
(2)一般的 10年
XZ12 人事
序号 类目名称 保管期限
　 上级关于人事工作的文件 　
1 (1)针对本校各项业务管理工作的文件材料 永久
(2)一般性需贯彻执行的文件材料 10年
2 全校性人事工作、人事管理的规章制度 永久
3 人事工作年度计划、总结，报告、批复、调查材料 永久
4 本校关于机构设置、撤销、合并、人员编制规划、计划报告、通知及上级批复 永久
5 全院教职工名册 永久
6 全院人事工作各种统计报表 永久
7 人事处权限内的干部任免文件 永久
8 各类先进单位、先进个人（含劳动模范、名师等）的文件材料
(1)受校级（含校级）以上表彰、奖励的 永久
(2)校级以下表彰、奖励的 30年
9 本校职工的处分材料
(1)受到警告(不含警告)以上处分材料和复查、撤销处分的材料 永久
(2)受到警告处分材料和复查、撤销处分的材料 30年
10 教师工作量规定及执行情况、业务考核、工作状态调查等材料 30年
11 学院享受国家、政府特殊津贴人员名单 30年
12 教职工福利材料 30年
13 教职工职称评审、聘任工作文件材料及上级批复 永久
14 教职工工资调整材料、名册 永久
15 教职工录用、转正材料（含毕业生分配报到证） 永久
16 辞职的有关材料 10
17 教职工年度考核材料、保险材料 永久
18 教职工院内调动材料 10年
19 人事工作中重要的来信来访文件材料
(1)有领导重要指示和处理结果的 永久
(2)其他有处理结果的 30年
20 使用临时工名单及相关材料 10年
XZ13 监察、审计
序号 类目名称 保管期限
1 上级关于监察、审计工作的文件
(1)针对本校监察、审计管理工作的文件材料 永久
(2)一般性需贯彻执行的文件材料 10年
2 本校制定的监察、审计工作方面的规章制度 永久
3 监察、审计工作年度计划、总结，重要报告 永久
4 监察、审计工作年度以下统计年报表及汇报材料 30年
5 审计项目报告、结果 永久
XZ14 武装、保卫
序号 类目名称 保管期限
1 上级关于武装保卫工作的文件
(1)针对本校武装保卫工作的文件材料 永久
(2)一般性需贯彻执行的文件材料 10年
2 本校武装保卫工作年度计划、总结；年度统计报表、报告 永久
3 本校制定的武装保卫工作、综合治安治理、消防工作的规章制度 永久
4 本校教职工民事、刑事案件的侦察、调查处理结论、公检法机关处理决定、判决书 30年
5 本校发生重大事故调查处理报告 永久
6 上级和本校关于武装、人防、军训工作的文件 10年
7 本校安全、保卫工作计划、总结 永久
8 复员、转业、退伍军人名册和登记表 30年
9 本校保卫部门的安全检查、调查记录 10年
XZ15 资产、总务
序号 类目名称 保管期限
1 上级关于资产、总务管理工作的文件
(1)针对本校资产、总务管理工作的文件材料 永久
(2)一般性需贯彻执行的文件材料 10年
2 本校资产、总务工作年度计划、总结、报告、调查材料、学校制定的资产、总务工作规定、办法等 永久
3 全校性资产管理、验收、调配使用、转移等规定、计划 30年
4 本校国有资产管理（登记、统计、核查清算、交接等）文件材料
(1)重要的 永久
(2)一般的 10年
5 本校房产、土地所有权和使用权的文件材料 永久
6 防震、防汛、三废治理工作的文件 30年
7 本校爱国卫生、保健工作计划、总结、规定、通知等文件 10年
8 车辆、水电管理、伙食管理、校园绿化等工作的有关文件材料 10年
XZ16 档案、图书
序号 类目名称 保管期限
1 上级关于档案、图书管理工作的文件
(1)针对本校档案、图书、文博工作的文件材料 永久
(2)一般性需贯彻执行的文件材料 10年
2 学校制定的档案、图书管理工作规章制度 永久
3 学校档案、图书工作年度计划、总结 永久
4 学校档案、图书概况、发展规划、藏品目录、统计及统计年报 永久
5 档案、图书部门与校外交流的有关材料 30年
6 档案馆（室）指南、全宗介绍 永久
7 档案（文件）移交、销毁材料 永久
3．外事类
序号 类目名称 保管期限
WS11 综合
1 上级关于外事工作的文件
(1)针对本校外事工作的文件材料 永久
(2)一般性需贯彻执行的文件材料 10年
2 本校制定的外事工作年度计划、总结、规定、办法等规章制度 永久
3 外事工作统计报表 永久
WS12 出国（境）
1 上级对出国（境）人员的有关规定 30年
2 本校教职工出国（境）进修、留学取得学位及研究成果论文和各类证书（影印件） 永久
3 参加国际会议学术会议论文 30年
4 本校参加国际比赛、竞赛的材料 30年
5 本校教职工出国（境）审批手续，考察、访问的材料 30年
6 本校教职工出国（境）讲学、参加研究工作人员的材料，一般性会谈记录 30年
WS13 来校
1 上级邀请、聘请外籍人士的计划、批复和来往函件 30年
2 外国党政官员、各界人士、学者来校参观访问材料 30年
3 邀请、聘请外籍教师、专家、学者及友好人士来校讲学、学术报告的请示、批复、来往函件、讲稿、教材等材料 30年
4 来校进修、短期培训研究的外籍人士的有关材料 30年
5 国外人员来校参加国际比赛、竞赛的有关材料 30年
WS14 国际合作与会议
1 中外合作校际交流签订的协议、协定、备忘录，重要的会谈记录、纪要 永久
2 本校完成的国际合作项目成果等材料 永久
3 合作项目中国外单位完成项目成果等材料 30年
4 授予外籍人员名誉称号的材料 永久
5 双方互赠的礼品、纪念品 永久
6 国际会议的有关材料 30年
WS15 外国留学生工作
1 录取审批材料 永久
2 学籍登记表、学籍卡片 永久
3 教学计划、大纲、安排 永久
4 学习情况、成绩及评语 永久
5 学位论文及学位证书（复印件） 30年
6 学生名册 永久
7 学生去向及有关材料 30年
4．教学类
JX11 教学综合
序号 类目名称 保管期限
JX11教学综合
1 上级下达的有关教学工作的文件材料（此条入行政类、以“件”为单位） 长期
(1)针对本校教学工作的文件材料 永久
(2)一般性需贯彻执行的文件材料 10年
2 学院或教务处制定的教学工作规定、办法等有学校发文字号的文件（此条入行政类、以“件”为单位） 永久
3 教学改革、培养目标、培养规格、学制等方面的指示、规定、办法 永久
4 学院规划、实施计划、会议记录、调研报告、简报、总结 永久
5 教学检查、评估和各级优秀教学质量评奖材料 长期
6 非学历教育的培训班、进修班材料 长期
7 统计报表 永久
8 运动会产生的声像材料、运动会获奖文件和获奖情况统计材料、历届运动会破记录情况 永久
JX12 学科与实验室建设
序号 类目名称 保管期限
1 上级有关学科、专业设置及实验室建设的文件材料 长期
2 学科、专业、实验室论证、评估、申报、审批材料 永久
3 重点学科、专业、实验室建设材料 永久
4 学科、专业、实验室建设计划、简报、总结材料 长期
5 学科、专业、实验室建设统计报表 永久
JX13 招生
序号 类目名称 保管期限
1 上级针对我校招生工作的相关文件和我校招生工作计划和总结等 永久
2 招生计划、规定、生源计划 长期
3 新生录取名册及新生名单 永久
4 招生宣传材料 短期
JX14 学籍管理
序号 类目名称 保管期限
1 学生学籍、成绩（含统招、非统招学生） 永久
2 在校学生名册 永久
3 学生学籍变更（升级、留级、休学、复学、转学、退学） 长期
4 在校生获奖材料（入学生个人档案） 永久
5 学生处分材料（入学生个人档案） 永久
6 非学历教育成绩 长期
JX15 课堂教学与教学实践
序号 类目名称 保管期限
1 各专业教学计划、教学大纲 永久
2 课程建设要求及安排，校历表，课表 长期
3 各系部、学科、专业课程试题库 长期
4 典型教案、重要备课记录 长期
5 教学实习、生产实习计划、总结及有关材料 短期
6 社会调查、社会实践计划、总结及有关材料 短期
JX16 学位
序号 类目名称 保管期限
1 上级有关学位工作文件材料 长期
2 本校学位评定条例、办法及计划、总结 长期
3 学位委员会会议记录、决定 长期
4 学位委员会授予各层次人员的学位清册 永久
5 本科生优秀学士学位论文 长期
JX17 毕业生
序号 类目名称 保管期限
1 上级有关毕业分配的文件材料 长期
2 毕业生工作计划、简报、总结 长期
3 毕业生供需统计、计划、合同 长期
4 毕业生分配方案及调配派遣名册 永久
5 毕业生审核表、登记表 永久
6 毕业证、派遣证存根领取签收册 长期
7 毕业生质量跟踪调查和信息反馈材料 长期
JX18 教材
序号 类目名称 保管期限
1 自编、主编教材 长期
2 各系各专业使用教材目录 长期
3 自编、主编教学指导书、实习指导书和习题集 长期
4 其他有保存价值的自编参考资料 短期
5．设备类
SB 仪器设备
序号 类目名称 保管期限
SB11 设备综合
1 上级下达的有关设备工作的文件材料（此条入行政类、以“件”为单位）
(1)针对本校设备工作的文件材料 永久
(2)一般性需贯彻执行的文件材料 10年
2 学院或职能部门制定的设备工作规定、办法等有学校发文字号的文件（此条入行政类、以“件”为单位） 永久
3 本校有关设备工作的年度统计报表 永久
4 设备工作计划、报告、总结、调查材料 长期
5 本院仪器、设备购置计划、报告及经费分配方案 长期
6 本院仪器、设备移交清册及仪器、设备报废、调拨报告和批复 长期
7 本院有关仪器、设备业务工作的综合性统计材料 长期
SB12-14 （按设备类别依下列次序整理材料）
1 申购报告、计划、论证报告（论证会文件、记录等） 长期
2 主管领导准购批示 长期
3 定购合同（复印件）和会议纪要、记录等 长期
4 进口设备过程中有关的技术商务文件 长期
5 开箱记录及装箱单 长期
6 安装、调试记录和双方签字移交文件、保修单 长期
7 验收报告及文件材料 长期
8 索赔来往函件及结果文件 长期
9 引进设备外汇使用记录单 长期
10 限制设备进口许可证 长期
11 申请设备报价单 长期
12 设备说明书及全套随机文件材料 与
设备
共存
13 使用、检修、故障事故记录（设备履历书） 与设备共存
14 重大事故的调查分析及处理意见 与设备共存
15 技术改造和开发过程中形成的技术文件材料及图纸 与设备共存
16 随设备的全套文件资料、图纸 与设备共存
6．科学研究类
KY 科学研究
序号 类目名称 保管期限
KY11 科研综合
1 上级下达的有关科研工作的文件材料（此条入行政类、以“件”为单位）
(1)针对本校设备工作的文件材料 永久
(2)一般性需贯彻执行的文件材料 10年
2 学院或科研处制定的科研工作规定、办法等有学校发文字号的文件（此条入行政类、以“件”为单位） 永久
3 本院科研工作计划、规划、总结 长期
4 本院研究项目及重点项目的研究执行情况的报告 长期
5 本院学术（学会）活动情况、学术委员会会议记录 长期
6 学院与外单位签订科研项目的合同、协议等 永久
7 上级及本院有关重点学科建设的文件材料 永久
8 申报科学基金及有关批复 长期
9 学会工作（学位活动）材料 短期
KY12-15 （按科研类别依下列次序整理材料）
1 开题报告与课题调研论证材料 长期
2 课题任务书、合同书、协议书 永久
3 课题研究计划、设计 长期
4 计划执行情况、计划调整或撤销报告 短期
5 课题投资和预决算材料 短期
6 实验、测试、观测、考察的各种原始记录（含关键配方、工艺流程及综合分析材料） 永久
7 数据处理材料（含计算机处理、程序设计说明、框图、计算结果） 永久
8 设计的文字说明和图纸（底图、蓝图、设计图、电子线路图等） 永久
9 研究工作阶段小结、年度报告 长期
10 配套的照片、底片、录音带、录相带、幻灯片、影片拷贝等 永久
11 样品、标本等实物的目录 永久
12 研究报告、研制报告 永久
13 论文专著 永久
14 工艺技术报告、技术诀窍报告 永久
15 专家评审意见 永久
16 鉴定会材料（鉴定代表名单、会议记录、鉴定意见） 长期
17 鉴定证书 永久
18 推广应用意见、课题工作总结 长期
19 科研成果登记表、科研成果报告表 永久
20 科研成果获奖申报与审批材料 永久
21 科研成果获奖材料（奖状、奖章、证书）原件或影印件 永久
22 专利申请或证书原件或影印件 永久
23 转让合同、协议书、生产定型鉴定材料 永久
24 推广应用方案、实施情况 长期
25 成果宣传报导材料 长期
26 对外学术交流材料 长期
7．基本建设类
JJ 基本建设
序号 类目名称 保管期限
综合
JJ11 基建综合
1 上级下达的有关基建工作的文件材料（此条入行政类、以“件”为单位）
(1)针对本校基建工作的文件材料 永久
(2)一般性需贯彻执行的文件材料 10年
2 学院或基建处制定的基建工作规定、办法等有学校发文字号的文件（此条入行政类、以“件”为单位） 永久
2 基建工作计划、总结、学校制定的基建工作规定、办法等 永久
3 基建工作总体规划、统计报表 永久
4 基建工程财务预、决算、基建工作简报 长期
5 全院性建筑总体规划、设计总平面图 永久
6 水、电、煤气管道、电话、电缆、地下管线和隐蔽工程分布位置图 永久
7 地质勘探、地形测量材料、环境预测、调查报告 永久
JJ12-16 （按基建类别依下列次序整理材料）
1 项目建设书及上级批复 永久
2 可行性研究报告 永久
3 项目评估 永久
4 设计任务书及计划任务书 永久
设计基础
5 工程地质、水文地质、勘察设计、勘察报告、地质图、勘察记录、化验试验报告、重要土、岩样及说明 永久
6 地形、地貌控制点建筑物、构筑物及重要设备及安装测量定位、观测记录 永久
7 水文、气象、地震等其它设计基础材料 永久
设计文件
8 初步设计、技术设计 永久
9 施工图设计 短期
10 技术秘密材料、专利文件 永久
11 设计计算书 长期
12 关键技术实验 永久
13 总体规划设计 永久
14 设计评价、鉴定及审批 长期
工程管理文件
15 征用土地批准文件及红线图、拆迁、补偿协议书、土地使用证 永久
16 承包合同、协议书、招标、投标、租赁文件 永久
17 施工执照 永久
18 环保、消防、卫生等条件水、电、气、暖供应协议书 永久
19 房屋产权证、契约、房屋变更、注销单及文件 永久
施工阶段
20 土地施工文件
（1）开工报告、工程技术要求、技术交流、图纸会审纪要 短期
（2）施工组织设计、施工方案、施工计划、施工技术措施、施工安全措施、施工工艺 长期
（3）原材料及构件出厂证明、质量鉴定 长期
（4）建筑材料实验报告 长期
（5）设计变更、工程更改洽商、材料仿用核定审批 永久
（6）土建施工定位测量地质勘察 永久
（7）土、岩试验报告、基础处理、基础工程施工图 永久
（8）隐蔽工程验收记录 永久
（9）工程记录及测试、深陷、位移、变形观测记录、事故处理报告 永久
（10）分项、分单位工程抽量检查、评定 长期
（11）交工验收记录证明 长期
（12）竣工报告、竣工验收报告 永久
21 设备及管线安装施工文件
（1）开工报告、工程技术要求、技术交底、图纸会审纪要 短期
（2）设计变更、工程更改洽商单、材料、零部件、设备代用审批 长期
（3）焊接试验记录、报告、施工检验、探伤记录 长期
（4）隐蔽工程检查验收记录 长期
（5）强度、密闭性试验报告 长期
（6）设备调试记录 短期
（7）施工安装记录、安装质量检查、评定、事故处理报告 长期
（8）系统调试、实验记录 长期
（9）管线清洗、通水、消毒记录 短期
（10）管线标高位置、坡度测量记录 长期
（11）中间交工验收记录证明、工程质量评定 长期
（12）竣工报告、竣工验收报告 长期
22 电气、仪表安装施工文件
（1）开工报告、工程技术要求、技术交底、图纸会审 短期
（2）设计变更、工程更改洽商单、材料、零部件、设备代用审批 长期
（3）调试、整定记录 长期
（4）性能测试和校核 长期
（5）施工安装记录、质量检查评定、事故处理报告 长期
（6）操作、联动试验 短期
（7）电气装置交接记录 短期
（8）中间交工验收记录、工程质量评定 长期
（9）竣工报告、竣工验收报告 长期
竣工验收
23 竣工验收报告 永久
24 全部竣工图纸 永久
25 质量评审材料 永久
26 工程现场声像材料 永久
27 竣工验收会议决议文件 永久
基建财务、器材管理
28 财务计划、年度计划 短期
29 工程概算、预算、决算 永久
30 主要材料消耗、器材管理 短期
31 交付使用的固定资产 永久
8．出版类
CB 出版
序号 类目名称 保管期限
CB11 出版综合
1 上级下达的有关出版工作的文件材料（入行政类）
(1)针对本校出版工作的文件材料 永久
(2)一般性需贯彻执行的文件材料 10年
2 学院或职能部门制定的出版工作规定、办法等有学校发文字号的文件（入行政类） 永久
3 本院编辑出版工作规划、计划、总结、简报和重要会议记录 30年
4 本院编辑出版工作年度以上统计报表 永久
5 本院出版物获奖或受查处情况的文件材料 永久
CB12-13
6 编辑出版合同、协议书 长期
7 出版请示与批复 长期
8 原稿或复制件 长期
9 出版通知单、书刊、音像出版物样品 永久
9．财会类
CK 财会
序号 类目名称 保管期限
CK11 综合
1 上级下达的有关财务工作的文件材料（此条入行政类、以“件”为单位）
(1)针对本校财务工作的文件材料 永久
(2)一般性需贯彻执行的文件材料 10年
2 学院或职能部门制定的财务工作规定、办法等有学校发文字号的文件（此条入行政类、以“件”为单位） 永久
3 本院有关其它财务管理、基金管理工作文件 短期
4 财会档案移交保管清册、销毁清册 永久
CK12 会计报表
1 学院经费决算报表（含基建综合决算）、年度以上各种统计报表 永久
2 年度以上规划表、分配计划、测算表、各种统计报表（含工资报表） 长期
3 季度以下各种计划、统计报表 短期
CK13 会计帐簿
1 涉及外事会计帐簿 永久
2 总帐 短期
3 税收日记帐和税收票证分类出纳帐 长期
4 预算内帐簿、预算外帐簿（含明细帐、分户帐或登记簿） 短期
5 日记帐 短期
6 现金、银行存款日记帐 长期
7 固定资产明细帐（卡片） 长期
8 固定资产报废清理后明细帐本 短期
CK14 会计凭证
1 涉及处事的会计凭证 永久
2 涉及债权、债务及未清理完毕的凭证 永久
3 各种原始凭证、记帐凭证 短期
4 银行存款余额调节表 短期
5 银行对外帐单 短期
CK15 工资清册
1 学院职工工资发放名册、卡片 永久
2 工资转移、证明、通知存根 长期
3 各种奖金、奖学金、贷学金、助学金名册或卡片等 长期
10．声像类
序号 类目名称 保管期限
SX11-15
1 学院领导在任职期间的工作照，学院领导出访、接待、参加重要会议等活动形成的声像材料 永久
2 中央、省、市及有关党政领导来院活动场面的声像材料 永久
３ 学院党代会、教代会、工代会、团代会及党政重大会议，包括开幕、闭幕场面，会议代表发言、会议的各个重要环节和各方面的各种声像材料 永久
４ 校庆等重大活动的各种声像材料 永久
５ 国内外有影响的科学家、教授、专家等来院访问、讲学等活动的声像材料 永久
６ 我院授予校外人员名誉职务的声像材料 永久
7 省级以上代表团、慰问团，兄弟院校代表团来校活动的声像材料 永久
8 其他社会活动家、知名人士来校活动的声像材料 永久
9 学生重要活动及会议（包括学代会、表彰会及其他重要社团活动）的声像材料 永久
10 有特殊意义的开学典礼、毕业典礼的声像材料 永久
11 各类学生毕业照 永久
12 学术上造诣较深的中、老年教授、专家的教学、科研活动声像材料 永久
13 学生社会实践、社会调查、论文答辩、实习操作以及有重要意义的生活、学习等声像材料 永久
14 学生参加院级及其以上各种竞赛活动的声像材料 永久
15 本院组织的有重要意义的学术活动，学术会议和重点、大型的科研课题评审、鉴定会的声像材料 永久
16 能反映学院学术水平的各种科研成果及样品的声像材料 永久
17 外国领导人及外籍，港、澳、台学者及著名友好人士，各种代表团来院参观、访问、交流及讲学活动的场面声像材料，在我院召开的国际会议的声像材料 永久
18 与国外建立校际交流关系，进行互访，以及签订合同、协议等的声像材料 永久
19 外籍学生、工作人员在我院学习、工作及生活的声像材料 永久
20 反映学院风貌和基本建设的声像材料 永久
21 重大建设项目开工、奠基、落成典礼和建造前旧址，正在建造中和工程完成后建筑物的声像材料 永久
22 学院运动会破纪录等场面的声像材料 永久
23 院运动队参加国内外运动会竞赛情况、合影、获奖情况的材料 永久
24 全院性文艺汇演、比赛、表演等的声像材料 永久
25 参加市级以上文艺调演、兄弟院校来访表演、比赛等的声像材料 永久
26 各民主党派重大活动的声像材料 永久
27 校友、校友会举行重要活动的声像材料 永久
28 烈士照片 永久
29 教师获优秀教学奖的有关照片 永久
30 教师获科研项目成果奖的有关照片 永久
31 全国及省级以上劳动模范以及获得的证书、奖章照和工作照 永久
11．实物类
类目名称
SW11-19
1 荣誉实物档案。学校在重大政治、经济、文化和教学、科研、外事、体育等活动中获得的省级以上（含省级）颁发的奖状、奖杯、奖牌、奖章、锦旗、荣誉证书、荣誉册、光荣册等 永久
2 成果实物档案。获得省级以上奖励或填补省级以上空白的科研成果实物样品、图纸、微缩模型等 永久
3 印信实物档案。由于机构变更或撤销、合并而失效的印章，包括钢印、铜印、胶印、木印等经公安机关审批后制作的印章 永久
4 字画实物档案。党中央、国务院、省级领导及国内外知名人士给我校的题词、题字、绘画 永久
5 赠品实物档案。中外校友会和著名校友给母校的赠品 永久
6 礼品实物档案。学校在公务外事（国内外校际交流等）活动中接受的珍贵礼品和纪念品等 永久
7 其他实物档案。学校在建设发展过程中形成的具有纪念意义的物品。如建校以来使用过的学校牌匾等物品，反映学校不同阶段的工作证、学生证、毕业证书和校徽、纪念证章等样品 永久
8 不在本管理办法范围内但具有保存价值的、能反映学校发展历程的实物档案，经档案馆认定后归档管理 永久

二〇〇八年四月二十四日