南工字[2006]36号
第一章 总 则
第—条 为了加强学校档案管理工作，充分发挥档案在教学科研和管理工作中的作用，根据《中华人民共和国档案法》、《普通高等学校档案管理办法》、《江西省档案管理办法》以及《高等学校档案实体分类法与档案工作规范》，结合我校实际情况特制定本办法。
第二条 我校档案是指在党政、教学、科研、基建、仪器设备、出版物、财务、外事、声像照片等管理活动中，形成的具有保存利用价值的各种文字、图表、数据、声像照片等不同形式的历史记录。
第三条 学校档案是全校师生员工劳动智慧的结晶，是各项工作的真实记录，是重要的信息资源，是学校发展的历史记载。学校档案必须实行集中统一管理，确保完整、准确、系统和安全，便于开发利用。任何单位和个人不得将应归档的材料截留在部门或据为己有。
第四条 学校的档案工作是办好学校的重要基础工作之一，是各项管理工作的重要组成部分。学校实行部门立卷归档制度，逐步做到“三纳入”，纳入学校的计划和规划，纳入管理制度，纳入有关人员的职责范围。“四同步”，在布置、检查、总结、验收各项工作的同时，布置、检查、总结、验收档案工作。
第二章 管理体制和工作职责
第五条 学校档案工作接受江西省教委、江西省档案局、江西省高教学会档案专业委员会的业务指导、监督和检查。由院长负责分管学校档案工作。
第六条 学校成立综合档案室，隶属院长办公室的二级机构。综合档案室是学校档案工作归口管理部门，对学校党群、行政、教学、科研、基建、仪器设备、外事、财会、声像等档案实行集中统一管理。
档案室的主要职责是：
（一）贯彻执行党和国家档案工作的方针、政策、法令、条例和办法，制定学校档案工作规划、档案管理制度和实施细则；
（二）负责对各部门档案工作的监督、检查和指导。组织各部门（专）、兼职档案人员的业务学习和培训；
（三）负责学校各类档案的接受（征集）、分类、整理、保管、统计、鉴定等工作，编制检索工具和参考资料，为学校各部门的工作提供档案信息服务；
（四）参加学校重大科研课题、设计项目、基建工程竣工验收和重要仪器设备开箱等工作、重要的庆典纪念活动，对应该归档的文件材料及时收集归档，确保归档文件材料的完整和准确；
（五）参加学校历史资料的编研工作；
（六）严格执行保密制度，确保档案的安全；
第七条 学校各部门必须指定一名负责人分管本部门档案工作，配备一名专职或兼职档案工作人员，负责本部门档案的收集、保管、整理，并按规定时间向学校综合档案室办理档案移交手续。
第八条 学校重视档案人员的培养和稳定工作，为他们进修学习创造条件，逐步提高他们的政治素质和业务水平。专兼职档案工作人员属档案专业技术人员。
第九条 学校按年度安排预算经费并单独立项。各职能部门应保证本部门档案基础工作所需的档案装具等设备。
第三章 文件材料的形成和归档
第十条 各类文件材料的形成、收集、积累、整理、归档是确保档案完整、准确的基础。档案员处理文件材料应按工作程序进行收集、积累、整理，工作结束时按归档要求，按时整理归档。
第十一条 对于个人在从事教学、科研、党政管理等活动中形成的各种载体材料，必须按照规定及时归档。
对于个人在非职务活动中形成的重要文件材料，档案室可通过征集代管等形式进行归档管理。提倡个人向档案室捐赠档案，并对重大捐赠的个人予以奖励。
第十二条 综合档案归档范围：
（一）党群管理类
党务综合、纪检、组织、宣传教育、统战、工会、团委工作等产生的有保存价值的不同载体的文件材料。
（二）行政管理类
行政综合、人事、监察审计、武装保卫、总务、档案、图书等部门工作中形成的会议记录、文件材料、图表、声像照片、工作总结、规划、报告、请示、批复、法规制度等材料，均属党政档案。
（三）教学管理类
教学综合、学科与实验室建设、招生、学籍管理、课堂教学与教学实践、教材、学位、毕业生等工作中形成的文字、图表、声像照片均属教学类档案。
（四）科学技术研究类
归档的主要内容包括科研综合管理文件、科研准备、研究实验、总结鉴定、申报奖励、推广应用、科研项目（管理）等方面的原始材料；
科研项目(课题)各阶段形成的不同载体的文件材料以及在国内外刊物上发表的论文、学术会议上的交流论文、研究报告。
（五）基本建设类
凡在基建管理和基建工程项目活动过程中直接形成的，有保存价值的文字、图表及声像载体材料等均属基建类档案。
包括综合管理，可行性研究，设计基础材料，工程管理文件、竣工验收，基建预算、概算、决算，器材管理，房屋普查、登记、统计，项目建设的全套图纸以及在改建、维修中所产生的基建文件材料。
（六）仪器设备类
凡作为学校固定资产的仪器设备，在其购置、验收、调试、运行、管理、维修、改造、报废等过程中直接形成的、具有保存利用价值的文字、图表、声像等各种载体材料，以及全套随机技术材料，均属仪器设备档案。
（七）出版类
学校各部门在编辑出版报纸、刊物、图书、音像等活动中直接形成的文字、图表及声像照片等载体材料，均属出版档案。
（八）财务会计类
学校在财务管理和会计活动中直接形成的计划、请示、批复等文件材料、会计报表、会计帐薄、会计凭证、工资清册，均属财会档案。财会档案必须实行集中统一管理，财会部门设立财会档案分室，定期向学校档案室移交档案。
（九）外事类
出席国际学术会议，出国考察、讲学、进修、合作研究等活动的计划、总结、手稿、论文(中、外文打印稿)、报告、重要原始数据；
学校出国人员在国外获得的证书、奖状、奖章、奖品，可采取不同方式存复印、影印件；外国赠送学校有保存价值的纪念品、礼品；
聘请来校讲学和合作研究的外籍、港澳专家学者在教学、科研和其他活动中形成的计划、总结、报告、论文、讲稿、照片、录音带，专家的简历、护照(复制件)等文件材料。
（十）声像照片类
学校重大活动、教学、科研、示范推广、校园建设、外交活动、专家教授等活动中直接形成的声像载体材料和照片档案，尤其是声像载体材料的原件。
第十三条 归档要求
（一）实行由文件材料形成单位，统一归档的制度。各职能部门、院、系均为立卷单位。
（二）立卷人应按文件材料自然形成的规律进行系统整理立卷，编写卷内目录，案卷标题、页码或件号，注明密级和保管期限。归档文件材料应格式统一，声像清晰，符合归档标准，禁止用铅笔、圆珠笔、纯蓝墨水笔等字迹不牢固的笔书写。
（三）文件材料整理立卷后，由立卷部门直接向档案室移交归档。
（四）由几个单位合作完成的项目，由主办单位立卷归档，保存一套完整的档案正本，协作单位保存与自己所担任务有关的材料。
（五）科研课题档案实行科研文件材料形成部门和课题组立卷制度。
第十四条 归档时间
（一）党政部门按年度归档，在次年四月底前归档结束并移交档案室。
（二）教学部门按学年度归档，在次学年寒假前归档结束并移交档案室。
（三）科研、基建、外事、声像等，在项目和活动完成后两个月内归档并移交。
（四）仪器设备在开箱验收后将随机技术文件归档按年度移交。
第四章 档案管理
第十五条 档案室接收档案时，要依据移交清单仔细核对，按照规定的分类方法编号，进行统一分类、登记、编目、排列。
第十六条 按照《中华人民共和国保守国家秘密法》的规定，密级分为“绝密”、“机密”、“秘密”三级。凡属绝密级档案采取单独登记、保管。对一定时期内不宜公开交流的专利档案材料，亦按绝密档案管理。
第十七条 要做好档案库房防盗、防火、防潮、防尘、防虫、防鼠、防强光、防高温等工作，完善安全设施和应急措施。
第十八条 已归档的档案材料，需要补充、修改时，必须有负责人审查核准，并签署意见，交综合档案室归档。
第十九条 要定期检查档案保存情况，发现破损、变质的档案，及时修补和复制，并做好记录。
第二十条 部门撤销、合并和人员调动时，必须办理档案和文件材料的交接手续，不得私自带走和销毁。
第二十一条 对档案的收进、移出、保管、利用等案卷数量和情况定期进行统计，编制档案工作基本情况统计表。
第二十二条 各部门要认真做好档案基础工作，逐步实现档案管理的标准化、规范化和现代化。
第五章 档案的利用
第二十三条 档案室要积极开发档案信息资源，编制各种必要的检索工具、参考资料和统计资料，做好利用和服务工作。利用档案必须遵循以下规定：
（一）学校教职工查阅已公开的档案，需凭有效证件，说明利用档案的目的和范围，在档案阅览室查阅，确需办理手续借出的档案，一般不得超过一周。
（二）外单位查阅学校档案应持介绍信，经分管档案工作的校领导或校办主任签字批准后，方可查阅。
（三）凡摘录、复制档案的，应经有关领导批准，档案管理人员对摘录、复制的内容认真核对后，盖章或出具证明，才能生效。
（四）查阅者须珍惜档案，对档案的安全、完整负责，违反查阅或借阅规定的要追究责任。丢失、损坏档案的按《档案法》有关条例处罚。
第二十四条 未经学校授权或上级档案管理部门的批准，任何组织或个人无权公开档案。
第六章 鉴定和销毁
第二十五条 档案保管期限分为永久：为50年以上；长期：为16—50年；短期：为15年以下。划定的原则是：
（一）凡是反映学校主要职能活动和基本历史面貌，具有长远考查利用价值的档案，列为永久保存。
（二）凡是在一定时期内学校进行各项工作需要参考利用的档案，根据情况可列为长期或短期保存。
（三）介于永久与长期或长期与短期两种保管期限之间的档案．一律从长划定。
第二十六条 销毁档案，应造册登记，履行审批手续。鉴定小组应指定两人以上进行监销，监销人、批准人和鉴定小组成员都要在销毁档案清册上签字。未经鉴定和批准，任何人不得随意销毁任何档案。
第七章 考核、奖励与处罚
第二十七条 学校的档案管理工作要建立岗位责任制、按年度检查考核，对档案管理工作成绩突出的部门领导和档案工作(专、兼职) 人员给予表彰和奖励。
第二十八条 对违反《中华人民共和国档案法》的行为，要按照《中华人民共和国档案法实施办法》的规定予以处罚。
第八章 附 则
第二十九条 本办法自发布之日起执行。本办法由院长办公室负责解释。
二〇〇六年三月十五日
附：
南昌工程学院各类档案归档范围和保管期限
一、党务综合
永久：党代会文件材料：大会计划、会议通知、会议议程、工作报告、决议、领导人讲话稿、总结、记录、发言稿、照片、录音、大会主席团、秘书长和代表、列席代表名单；候选人登记表和情况介绍；大会选举办法、选举结果和上级批复等；校党委会、党委扩大会；书记院长碰头会；总支书记会；党委中心组会议记录、纪要、决议及会议讨论的文件；党委工作计划、报告（包括调查报告）、总结（包括经验总结汇报）。党委发布的决定、办法、指示、批转、通报和通知、以党委名义召开的工作会议材料；党委和上级党委调研、检查、巡视学校工作形成的文件材料；党委负责同志在院内的重要讲话稿和参加上级召开会议的发言稿；党委工作简报；党委大事记；党群系统启用印章的文件和印模、党群系统重要会议材料；党委各部、委、各总支报党委的工作计划、总结、报告、请示及上级党委的批复等文件材料。
长期：上级党组织有关党的建设的文件材料（如果文件是针对本院的则做永久保存）；党代会提案及办理情况、会议简报、会议情况、反映记录、小组会议记录；重要的群众来信来访及处理材料；党委保密、秘书工作的有关文件材料、党委与有关机关联系、协商工作的来往文件；分党委、总支直属支部工作计划、总结、重要报告、经验介绍、调查材料、会议记录和统计表；直属支部建党工作及支部人员奖励等有关材料。
短期：党代会参考性文件、工作人员名单、工作证、代表证、列席证及选票式样等文件材料。
二、纪检
永久：纪委工作计划、报告、总结、调查材料及重要统计材料。上级纪委关于纪检工作的文件；纪委工作规章制度；纪委会议记录；党员处分、复查材料等。
短期：群众来信来访及处理意见等材料。
三、组织
永久：学校组织工作计划、总结、决定、报告、调查材料；组织机构设置、变动的报告及决定、批复、通知；干部任免、调动和离休报告、决定、批复、通知、干部名册（包括上级批准的任免呈报表）等文件材料。
长期：上级关于组织工作的指示、决定、通知、简报；总支、支部改选报告、审批材料；各总支、支部委员名单；党员名册；党员、党员干部学习班及各种党组织活动；关于评选先进支部和优秀党员的有关材料；关于吸收新党员、预备党员转正或取消资格、党员退党的文件材料。
四、宣传教育
永久：宣传工作计划、总结、决定、报告、通知；请示、批复；反映学校重大活动的剪报及图表；重要的广播、电视稿件。学校有关学生工作的计划、报告、总结、决定、通知、条例等。
长期：上级有关宣传工作的文件，教职工思想政治工作动态调查材料；学生政治工作队伍选拔、人员名单、管理文件；宣传工作简报、汇报、情况分析、调查报告、经验交流；干部党员学习班、党课教育、形势教育方面的文件材料。
五、统战
永久：统战工作计划、总结、决定、报告、通知；统战工作情况调查、典型材料、统计报表；学校各级人大代表、政协委员名单及审批材料。
长期：上级有关统战工作文件，统战工作重要会议记录；各民主党派成员名单及有关材料；港、澳、台和侨务工作。
六、工会
永久：工会工作计划、报告、决定、重要通知、总结、统计报表；工会会员代表大会和教代会有关材料：通知、代表名单、工作报告、决议、选举结果、领导讲话、大会发言和会议记录。
长期：上级有关工会工作的文件，工会组织职工开展活动的重要文件；评选表彰工会先进集体和个人的文件材料；工会委员会会议记录、纪要；工会和工会分会干部名册；妇女工作、家属工作等材料。
七、团委
永久：团代会、学代会文件：通知、代表名单、工作报告、决议、选举结果、领导讲话、大会发言和大会通过的文件、会议纪要；团委工作计划、报告总结及规章制度；表彰和奖励先进团支部和优秀团员等材料。
长期：上级有关团的工作文件；团委会议记录；处分团员的材料及复查材料；表彰奖励先进团支部、优秀团员的材料；批准入团、离团材料及名单；团干部及团员名册；团委牵头进行重大活动的有关材料；社团活动、勤工助学、社会实践等有关材料。
八、行政类
永久：全校性规章制度；学校年度、学期工作计划、报告、总结；校长办公会、校长书记碰头会记录纪要；有关全校性工作会议文件、座谈会议文件；学校教育事业规划、计划及上级批复；全校性工作的评估材料；学校向上级的请示及批复；学年报表、综合统计及各类统计报表；校内组织机构的设置及其变动；启用新印章的文件及印模；学校的历史沿革、情况介绍、编史修志、大事记、简报、信息、动态材料；校史工作材料、校庆工作材料。
长期：上级有关高校行政管理的综合性文件（含上级领导对我校工作的指导性讲话），校领导重要讲话和参加校外会议发言稿、经验总结；校各部门年度工作计划及总结，校各部门的请示及学校的批复；校友活动材料、校史工作材料；群众来信来访材料；院系会议记录、简报、开展各种学术活动的文件材料。
九、人事
永久：学校机构编制规划、计划、报告及关于人事工作向上级部门的请示及批复；人事工作计划、报告、总结、调查材料、会议记录；表彰和奖励先进集体、先进个人的材料；奖励晋级和特殊津贴的文件材料；人事处各类统计报表、教职工花名册；教职工评定、聘任专业技术职称材料及上级批复。
长期：上级机关有关人事工作的文件；上级单位下达的劳动工资计划及我校执行情况材料；学校人事工作的规章制度；处分教职工的材料和撤销处分的材料；师资培养计划、教师业务考核材料；教职工工资调整、转正定级材料及名册；教职工的录用、调入调出及校内调动；教职工退休、离休、退职、离职、退休返聘和使用临时工的情况等材料。
十、监察、审计
长期：上级有关监察、审计工作的文件，有关监察、审计工作规章制度；监察、审计工作计划、总结、调查报告；监察、审计工作统计年报及重要报表；专项审计工作的有关文件材料（包括通知、调查、检查及有关情况处理结果材料）。
十一、武装、保卫
永久：学校保卫工作计划、总结、报告、调查材料、治安保卫工作；各类统计报。
长期：上级有关保卫工作的文件，学校关于保卫工作方面的规章制度；会议记录、请示、批复；师生员工各类事件、事故的调查报告、处理结果及上级的批复、判决书；评选先进和治安处罚的有关材料。复员、转业、退伍军人, 、烈军属名册和登记表；军训工作；部门、工作简报，部门职责范围的规章制度等材料。
十二、总务
永久：师生员工健康状况调查材料及统计表。献血人名单、获奖证书及光荣册。
长期：总务工作计划、报告、调查材料；房屋管理、调配使用、转移等的规定、总结；防震、防汛三废治理等工作文件材料；爱国卫生、公费医疗、保健工作计划、总结、规定、通知；上级关于计划生育工作的文件、学校计划生育工作计划、总结、规定以及开展计划生育工作文件独生子女证名册；义务献血工作、医务室工作计划、总结、公费医疗统计表等文件材料。
短期：上级有关总务工作的文件；车辆管理工作、伙食管理监督工作，校园绿化等工作的文件材料。
十三、档案、图书、文博
永久：档案、图书、文博概况、发展规划、藏品目录、馆藏图书目录或汇编、（图书馆存）统计及统计年报；档案馆指南、全宗介绍等文件材料。
长期：上级有关档案、图书、文博工作的文件；档案、图书工作规章制度、发展规划、统计及统计年报、工作计划、报告、总结、请示、批复、重要会议记录；编撰材料、档案、图书、文博工作与校外交流的有关材料。
十四、教学
永久：学校规划、实施计划、有关教学的规章制度、会议记录、调研报告、简报、总结；教学改革、培养目标、学制等方面的指示、规定、办法；统计报表；学科、专业、实验室建设；论证、评估、申报、审批材料；各专业教学计划、大纲；新生入学登记表；在校生名册、学生学籍卡、学生成绩表；毕业生分配方案及调配派遣名册。学位委员会授予学位清册等材料。
长期：上级下发的有关教学工作的文件；各教学部门工作计划、简报、总结、规章制度、会议记录、培养方案；教学检查、评估和各级优秀教学质量评奖材料；招生简章、专业介绍、代培、委培合同及名单、新生录取材料；毕业生供需统计、计划、合同、派遣证存根、领取签收册、毕业生质量跟踪调查和信息反馈材料；学籍变更及奖惩材料；课程建设要求及安排、教师任课安排、校历、课表；各专业课程题库；非学历教育的培训班、进修班材料；本科生优秀学士学位论文及评审材料；学位评定条例、办法及计划总结；学位委员会会议记录、决定；自编、主编教材、指导书、实习指导书、习题集、教材库存报表；学生运动会材料、学生参加校外各类活动材料。
短期：招生工作宣传和总结；教学实习计划和总结；社会调查、社会实践计划及总结；课堂教学材料、课程进度表；优秀实习报告、教学检查、调查及总结；学生试卷答题；教师工作量核算、登记材料、自编参考资料。
对教学档案中的少数不属永久保存的类目，如自编参考资料、教学检查、调查报告、实习报告、毕业设计、毕业论文等由有关院系保存。
十五、科研
永久：任务书、合同、协议书；试验、测试、调查的各种原始记录、数据处理材料、包括计算机处理材料（如程序设计说明、框图、计算结果）等；配套的照片、底片、幻灯片；技术总结报告、论文、专著、技术说明书；课题验收报告；鉴定会形成的照片、会议记录、专家鉴定意见等文字材料；科研成果申报材料、科研成果评审鉴定材料、科研成果获奖材料（奖状、奖杯、奖章、证书）；申请专利材料、成果推广应用有关材料；技术转让材料；科研工作总体规划、计划、总结；科研工作年度计划、总结、统计报表；重点学科管理材料。
长期：上级有关科研工作的文件，科研工作的规章制度；申报学科基金管理材料；开题报告与课题论证材料；科研学术活动材料；科研成果管理材料；科研经费管理材料；研究工作年度报告、总结、鉴定、验收等材料。
短期：课题投资和预决算材料；计划调整或撤销报告；学术活动材料。
十六、基建
永久：基建工作总体规划；基建工作年度总结；统计报表；全校性总体规划；总设计平面图；水、电、气管道分布图；地质勘察、地形测量材料、项目建议书及上级批复；可行性研究报告；项目评估；环境预测；调查报告；设计任务书及计划任务书；工程地质；水文地质；勘察设计；勘察报告；地质图；勘察记录、化验、试验报告；地形、地貌控制点；建筑物、构筑物及重要设备安装测量定位；工程管理文件；征用土地的批复；红线图；拆迁补偿协议书；承包合同、协议；招投标租赁文件；施工执照；产权证；竣工验收报告；竣工验收会议决议文件；设计变更；工程更改洽商；材料代用核定审批；施工定位测量；全部竣工图纸；项目质量评审材料；工程现场声像材料；工程质量测试；验收、评价；事故处理报告等材料。
长期：上级机关有关基建工作的文件；基建工作规章制度；基建工作计划；总结；简报；工程财务预决算；设计计算书；施工计划、施工设计、施工方案、施工技术措施、施工安全措施、施工工艺；原材料及构件出厂证明；质量鉴定；材料实验报告；设计变更等。
短期：施工图设计；开工报告；工程技术要求；图纸会审纪要；设备调试记录；管线清洗、通水、消毒记录；电气装置交接记录；主要材料消耗、管理等。
十七、出版
永久：学校编辑出版工作规划、计划、报告、总结、简报和重要会议记录；编辑出版工作规章制度、统计报表；学报、书刊、报刊、音像出版物样品；教师公开出版的专著、译著等。
长期：上级机关对本校有关出版、学报、校报工作的请示、批复；本部门的规划、计划、报告、请示、总结、重要会议记录；编辑出版合同、协议；原稿（含照片、手记原件）或复制件、审稿单；与作者的来往信件；获奖或受查处情况的文件材料。
短期：上级召开的编辑出版工作会议文件；出版部门管理形成的文件材料；封面设计图样；发行记录变动情况；稿酬；出版税通知单；读者来信；重要评论；再版修改意见等材料。
十八、仪器设备
长期：上级有关仪器设备的政策、业务管理工作文件；仪器设备和物资管理的各种规章制度；仪器设备和物资管理部门的工作计划、总结、报告、调查材料；仪器设备购置计划、报告及经费分配方案；仪器设备移交清册及仪器设备报废；调拨报告的批复；有关仪器设备综合性统计材料；申购报告、计划、论证报告（论证会文件、记录等）；上级或主管领导批复或准购批复；定购合同（复印件）和会谈纪要、记录；进口设备过程中有关技术商务文件；开箱记录及装箱单；安装、调试记录；双方签字移交文件；保修单；验收报告及文件材料；索赔来往函件及结果等材料。
与设备共存：设备说明书及全套随机文件材料；使用、检修、故障事故记录（设备履历）；重大事故的调查分析及处理意见；技术改造和开发过程中形成的技术文件材料。
十九、外事
永久：外事工作统计报表；出国（境）进修、留学取得学位及研究成果论文、各类证书（影印件）；中外合作校际交流协议、合同、项目纪要、备忘录；外籍教师、专家、学者及友好人士来校讲学的讲稿、教材；完成的国际合作项目、成果等材料；授予外籍人员名誉称号的材料。
长期：上级有关外事工作的文件材料；学校外事工作规章制度、计划、总结、简报、请示、报告；外事工作会议重要材料；国际学术会议论文、投寄国外的学术论文；出国（境）人员考察、访问、研究人员讲学有关材料；上级邀请、聘请外籍人士的计划、批复和来往函件，外国党政官员、各界人士来校参观、访问的文件材料。
二十、财会
永久：上级有关财会工作的文件材料，（学校财务管理规定、计划、总结、请示、批复等文件）、年度以上各种统计报表（含工资报表）；决算报表（含基建综合决算）；工资发放名册；会计档案移交清册，涉及外事的会计凭证等。
长期：学校专项基金账、日记账；现金、银行存款日记账；会计档案销毁清册；年度规划表、分配表、测算表；预算内、外、专项基金帐；涉及债权、债务及未清理完毕的凭证，工资转移、证明、通知存根等。
短期：有关财务管理方面的其它文件材料，学校基金管理工作文件，固定资产明细账（卡片）；预算会计报表；季度以下各种表；固定资产报废后保管五年；各种原始、记账凭证、银行存款余额调节表、各类奖金、奖学金、贷学金、助学金、名册、卡片等。
位置：