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南昌工程学院档案实体分类方案和档号编制原则

2009年10月01日 09:39  点击:[]

南工办发[2008]2号

第一章 编制说明

一、编制目的

为了适应学校档案工作日益发展的需要,实现学校档案分类、编号、排架、检索的标准化和规范化,充分发挥学校档案在人才培养、智力开发和行政管理工作中的作用,特编制本方案。

二、编制原则

1、本方案以国家教委颁发的《高等学校档案实体分类法》为依据,结合我校实际情况,把同一门类管理性和业务性材料集中在一起,维持学校档案的完整性、系统性、力求保持所设类目的稳定,同时并具有可容性和可扩展性。

2、类目名称、标识符号、力求准确、简明易懂、便于掌握使用。

三、体系结构

本方案由编制说明、主表和各种门类档号编制三部分组成。

编制说明是本方案的编制目的、编制原则、体系结构、类目设置、档号编制和档案实体的排架方式等若干重要问题的总说明。

主表由类目、标识符号组成。

档号编制由二、三级类目两种档号模式组成。

四、类目划分与标识

1、一级类目的划分和标识

一级类目是我校档案实体分类的最高层位,以学校全部档案为对象,按照文件材料形成规律,将形成于同一活动领域的档案集中在一起,确定为十二个一级类目,其名称、标识符号和主要内容如下。

(1)DQ 党群

学校党群部门(党委各部处、工会、妇委、团委)和高校档案实体分类法中DQ大类的相关职能部门在工作中形成的文件材料入此。

(2)XZ 行政

学校行政职能部门(教学、科研、基建、设备、外事和财务等职能部门除外)和高校档案实体分类法XZ大类中的相关职能部门在行政工作中形成的文件材料入此。

(3)JX 教学

学校教学工作职能部门和业务部门在教学管理、教学实践活动中形成的文件材料入此。

(4)KY 科学研究

学校科研工作职能部门在科研管理和各单位科研人员在科研活动过程中形成的文件材料入此。

(5)JJ 基本建设

学校基本建设管理和项目建设中形成的各类文件材料入此。

(6)SB 仪器设备

学校仪器设备工作管理和仪器设备申购、开箱验收、安装调试、管理使用、维修改造和申请报废等各个环节中形成的文件材料入此。

(7)CB 出版

学校公开出版的各类刊物以及出版业务活动中形成的文件材料入此。

(8)WS 外事

学校外事工作管理和外事活动中形成的各种文件材料入此。

(9)CK 财会

学校财务工作管理和会计核算活动中形成的文件材料入此。

(10)SX 声像

反映学校历史发展和主要职能活动形成的照片、录音带、录像带等不同载体及相应的文字材料入此。

(11)SW 实物

反映学校各部门获奖情况和工作往来中赠送的各种奖状、奖牌、奖杯、互赠物品、纪念品等。

(12)RS 人事

学校人事、组织、劳资等部门在培养、选拔和使用人员的工作活动中形成的文件材料入此。

注:一级类目的标识采用类目名称的汉语拼音的第一个字母,如:“DQ”即为“(党群)dang qun”的首字母缩写。

2、二级类目的设置和标识

二级类目是对一级类目的细分,一般根据某一门类档案的形成规律和特点,结合档案反映的内容性质进行设置。

二级类目的标识采用“双位制”。如:“综合”为“11”,其余二级类目可分别用12、13......99标识,但10、20......等带“0”的数字不用。

3、三级类目的扩展和标识

根据《高等学校档案实体分类法》三级类目设置原则和教学档案的特殊性,学院声像、科技等类档案可根据部门情况,在二级类目下设三级类目,其标识方法、符号与二级类目相同。

五、档号的编制和排架问题

1、档号

是学校档案馆在档案接收和整理过程中对档案的编号,它是档案排架的依据。

2、档号使用原则

档号必须符合唯一性、合理性、稳定性的要求。

3、档号的结构、模式和标识

(1)档号的结构

包括年度号、分类号、案卷号三个部分。年度号由四个阿拉伯字组成, 分类号由一、二级类目代号组成,有必要就扩展到三级类目。

(2)档号的模式

年度号+分类号+案卷号

(3)档号的标识

采用汉语拼音和阿拉伯数字相结合混合号码制。

全宗号、年度号、分类号、案卷号之间,用连接符号“-”连结。

(4)档案实体的排架问题

为维护档案的整体性和方便查找,排架不考虑保管期限。但在编号前,将永久、长期排在前面。档案排架按档号前后次序从上到下横向排列。

六、关于RS档案分类编号的说明

根据RS档案按人立卷的特点,它不采用上述分类方法,按人事档案分类排列的方法执行。本方案不另作规定。

第二章 主 表

(一)DQ 党群

11 党务综合

本校党代会、上级党代会、党委名义召开的工作会议材料

12 纪检

13 组织

党校工作、离休工作入此

14 宣传教育

有关学生思想政治工作材料入此,

15 统战

民主党派材料入此

16 武装

17 工会

妇女工作、教代会材料入此

18 团委

学生社团材料入此

(二)XZ 行政

11 综合

学校评估、校史、区人大选举材料入此

12 人事

师资工作、退休工作材料入此

13 监察、审计

14 保卫

安全工作入此

15 后勤

16 档案、图书

(三)JX 教学工作

11 综合

上级有关教学工作的来文、学生运动会材料等入此

教学评估、优秀教学评奖材料入此

12 学科与实验室建设

13 招生

14 学籍管理

15 课堂教学与教学实践

16 学位

17 毕业生

18 教材  

(四)KY 科学研究

11 综合

科研经费管理、学术活动材料入此

12 社会科学

13 自然科学

14 教学研究

15 核心期刊论文及国外发表或收录论文

按学科或专业项目排列,然后再按科研准备阶段、研究实施阶段、总结鉴定阶段、申报奖励阶段、推广应用阶段的顺序排列

(五)JJ 基本建设

11 综合

12 教学及辅助类建筑

13 行政办公类建筑

14 生活类建筑

15 教工住宅

16 其它建筑

(六)SB 仪器设备

11 综合

实验室建设入此 (侧重设备等硬件方面的内容)

12教学仪器设备

13行政办公设备

14生活设备

(七)CB 出版

11 综合

12 学报

13 校报

(八)WS 外事

11 综合

外宾接待工作入此

12 出国

13 来校(外国专家工作)

14 国际合作与会议

15 外国留学生工作

(九)CK 财会

11 综合

12 会计报表

13 会计账簿

14 会计凭证

15 工资清册

奖金、助学金入此

(十)SX 声像

11 照片

11 党政活动

12 教学活动

13 科研活动

14 外事活动

15 文体活动

16 校园面貌

12 录音带

11 党政活动

12 教学活动

13 科研活动

14 外事活动

15 文体活动

16 校园面貌

13 录像带

11 党政活动

12 教学活动

13 科研活动

14 外事活动

15 文体活动

16 校园面貌

14 光盘

11 党政活动

12 教学活动

13 科研活动

14 外事活动

15 文体活动

16 校园面貌

(11)SW实物

11 题词、字画

12 证书、奖状

13 奖杯、奖章、奖牌

14 锦旗

15 纪念杯、纪念盘、纪念章、纪念币等

16 签名留念册

17 牌匾类

18 印信

19 其它类

(12)RS人事

主要是指干部档案和教职工个人档案。根据相关规定和要求进行立卷归档工作,由人事处和组织部独立保管

第三章 各门类档案编制

一、二级类目分类编号

包括党群、行政、教学、外事、出版、财会、实物等七个大类档案。

档号=年度号+档案分类号+案卷号

模式如下:

年度-DQ00-n

          案卷号

  党群类档案二级类目代号

  党群类档案一级类目代号

  年度号(四位阿拉伯数字)

案卷号按最下位类目流水号。年度用文件材料形成或档案内容针对的自然年度。

二、三级类目分类编号

建立三级类目主要是指声像档案,基建、科研、设备类档案各部门根据实际情况扩展到三级

1、声像档号模式:

          年度- SX11.11- n

  案卷号

  三级类目代号

  二级类目代号

    档案一级类目代号

年度号(四位阿拉伯数字)

2、基建、科研、设备类档号模式(综合部分的内容分到二级类目即可)(以基建为例):

          年度- JJ12.1- n

  案卷号

  项目流水号

  二级类目代号

  档案一级类目代号

  年度号(四位阿拉伯数字)

案卷号按最下位类目编制流水号

 

二〇〇八年四月二十四

 

上一条:南昌工程学院档案管理办法 下一条:南昌工程学院文件材料归档范围和保管期限表

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