院各单位：
为迎接2008年省档案局年度规范整理检查，进一步规范我院各类档案的整理工作，我院对部分档案材料的归档整理方法进行改革，现特将有关注意事项通知如下，请各单位积极配合。
1、2008年10月学校档案要接受省档案局的年度规范整理检查，所以请各部门专兼职档案员严格按照要求整理档案，有不清楚的地方多与档案室联系和沟通。
2、立卷改革针对党群、行政机关部门的党群、行政类档案、外事档案，暂不涉及教学、出版、财会、科研、基建、设备等专门档案。
3、以“件”为单位的部门必须盖“归档章”，章子盖在文件首页右上角的空白处，只需填写文件形成“年度”和“室编件号”（“室编件号”一律用铅笔写），装订可用缝补衣服的针线，也可到档案室装订。数据输入完毕后向档案室移交档案，保管期限统一由档案室确定。最后与档案室办理移交手续。
4、系部等教学单位暂缓授权使用档案管理软件，因为各系部的材料大部分上交了相关职能部门。（有需要的也可安装）
5、上级来文和本校有发文字号的文件（含各部门发文）以及实体分类法中涉及的党群、行政类档案均实行以“件”为单位，并按党群和行政两个类归档。外事类档案也实行以“件”为单位。
6、为了集中相同类别档案，提高归档质量，方便检索，各部门请在2008年5月底以前向档案室移交档案（特别是实行以“件”为单位的部门）。以后每年4月底以前移交档案。
7、最近下发了《关于印发<南昌工程学院文件材料归档范围和保管期限表>、<南昌工程学院实体分类方案和档号编制原则>的通知》（南工办字[2008]2号），请大家认真阅读和执行。
8、授权各部门使用档案管理软件，直接将卷内目录或归档文件目录输入档案管理数据库，方便本部门查找已交档案具体情况，有利于促进档案归档质量。针对档案管理软件的使用，现已编简易教程，请大家下载使用，如遇有问题，请与院办综合档案室联系。
党委（院长）办公室
2008年5月12日
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